Mit einer schriftlichen Buchungsbestätigung machen Sie aus einer Anfrage eine verbindliche Buchung: Zeitraum, Personenzahl, Preis und Stornoregeln stehen schwarz auf weiß, bevor jemand anreist. Das Muster eignet sich für den Versand per E-Mail (als PDF) an Firmen wie Privatpersonen.
Platzhalter in [ECKIGEN KLAMMERN] vor dem Druck ersetzen
Bestätigung Ihrer Buchung Nr. [BUCHUNGSNUMMER — oder streichen]
Sehr geehrte/r [NAME],
vielen Dank für Ihre Buchung. Hiermit bestätigen wir verbindlich:
Unterkunft
[BEZEICHNUNG, z. B. „Monteurwohnung EG, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt“]
Anreise
[DATUM], ab [UHRZEIT] Uhr
Abreise
[DATUM], bis [UHRZEIT] Uhr
Anzahl Nächte
[ANZAHL]
Personen
[ANZAHL] — Namen: [NAMEN DER BEWOHNER — oder „werden vor Anreise mitgeteilt“]
Preis
[BETRAG] Euro pro [PERSON UND NACHT / NACHT GESAMT]
Gesamtpreis
[GESAMTBETRAG] Euro [inkl. / zzgl. USt. — nicht Zutreffendes streichen]
Enthalten
[LEISTUNGEN, z. B. alle Nebenkosten, WLAN, Bettwäsche, Endreinigung]
Anzahlung
[BETRAG] Euro, fällig bis [DATUM] — oder streichen
Restzahlung
[BETRAG] Euro, fällig [FÄLLIGKEIT, z. B. „bei Anreise“ / „per Rechnung, 14 Tage netto“]
Bankverbindung: [KONTOINHABER], IBAN [IBAN], Verwendungszweck: [VERWENDUNGSZWECK, z. B. Buchungsnummer]
Stornobedingungen
Kostenfreie Stornierung bis [ANZAHL] Tage vor Anreise.
Bei späterer Stornierung oder Nichtanreise: [STORNOREGELUNG, z. B. „[ANZAHL] % des Gesamtpreises“]. Eine anderweitige Vermietung des Zeitraums wird angerechnet.
Stornierungen bitte in Textform (E-Mail genügt) an [E-MAIL].
Anreise-Informationen
Schlüsselübergabe: [REGELUNG, z. B. „persönlich vor Ort“ / „Schlüsselbox, Code folgt am Anreisetag“]
Parken: [PARKREGELUNG, z. B. „[ANZAHL] Stellplätze am Haus, auch für Transporter“]
Bitte mitbringen / beachten: [HINWEISE, z. B. „Bewohnerliste bei Firmenbuchung“, „Check-in nur bis [UHRZEIT] Uhr“ — oder streichen]
Mit Zahlung der Anzahlung bzw. mit dieser Bestätigung ist die Buchung für beide Seiten verbindlich. Der Unterbringung liegt unser Mietvertrag inkl. Hausordnung zugrunde[, den Sie als Anlage erhalten — oder streichen].
Wir freuen uns auf Ihren Aufenthalt!
Mit freundlichen Grüßen
[NAME VERMIETER]
Unverbindliches Muster, keine Rechtsberatung. Prüfen Sie insbesondere Ihre Stornoregeln und die umsatzsteuerliche Angabe (inkl./zzgl. USt.) für Ihren Fall — im Zweifel mit Anwalt bzw. Steuerberater.
Warum eine Buchungsbestätigung — reicht nicht der Mietvertrag?
Der Mietvertrag regelt das Mietverhältnis, die Buchungsbestätigung sichert die Zeit davor ab: Zwischen Zusage und Anreise liegen bei Monteurbuchungen oft Wochen. Ohne schriftliche Bestätigung ist in dieser Phase unklar, ob die Buchung überhaupt verbindlich ist, was passiert, wenn die Firma abspringt, und zu welchem Preis eigentlich gebucht wurde. Die Bestätigung beantwortet all das auf einer Seite — und wirkt nebenbei professionell, was gerade bei Firmenkunden Vertrauen schafft.
Was in eine gute Buchungsbestätigung gehört
Das Muster fasst die fünf entscheidenden Punkte zusammen: Zeitraum (mit Anreise-/Abreisezeiten — das verhindert das 6-Uhr-morgens-Problem), Personenzahl (Grundlage für Preis und Höchstbelegung), Preis mit Fälligkeiten (Anzahlung und Restzahlung), Stornobedingungen (ohne sie haben Sie bei Absagen schlechte Karten) und Anreise-Logistik (Schlüssel, Parken für Transporter). Bei Firmenbuchungen kommt die Bewohnerliste dazu — fordern Sie die Namen spätestens vor Anreise an.
Verbindlichkeit: Anzahlung als Prüfstein
Rechtlich kommt ein Vertrag auch ohne Papier zustande — Angebot und Annahme genügen. In der Praxis hat sich die Anzahlung als Prüfstein bewährt: Wer 20–30 % anzahlt, reist auch an. Setzen Sie eine klare Frist für die Anzahlung und formulieren Sie, dass die Buchung mit Zahlungseingang verbindlich wird. Bei Stammkunden und größeren Firmen können Sie darauf verzichten und stattdessen per Rechnung arbeiten — wie Sie diese formal korrekt stellen, zeigt das Rechnungsmuster.
Stornobedingungen nicht dem Zufall überlassen
Der häufigste Streitfall bei Monteurunterkünften ist die verschobene oder abgesagte Baustelle. Legen Sie deshalb schon in der Bestätigung fest, bis wann kostenfrei storniert werden kann und was danach fällig wird — Details und eine faire Staffelung finden Sie im Muster Stornobedingungen. Wichtig: Eine anderweitige Vermietung des Zeitraums müssen Sie sich anrechnen lassen; das Muster formuliert das bereits.
Ja — mit der Bestätigung nehmen Sie die Buchungsanfrage an, damit kommt ein Vertrag zustande. Genau deshalb sollten die wesentlichen Konditionen (Zeitraum, Preis, Stornoregeln) drinstehen: Was bestätigt ist, gilt. Zusätzliche Sicherheit schafft die Kopplung an eine Anzahlung.
Buchungsbestätigung und Mietvertrag — brauche ich beides?
Bei kurzen Aufenthalten arbeiten viele Vermieter nur mit einer ausführlichen Buchungsbestätigung. Sobald es um längere Zeiträume, Firmenbuchungen oder höhere Beträge geht, empfiehlt sich zusätzlich ein Mietvertrag mit Hausordnung und Inventarliste — die Bestätigung verweist dann einfach darauf.
Wie hoch sollte die Anzahlung sein?
Üblich sind 20–30 % des Gesamtpreises, bei kurzen Buchungen auch die erste Woche komplett. Die Anzahlung filtert unverbindliche Anfragen heraus und deckt Ihren Schaden teilweise, falls der Gast nicht anreist. Bei bewährten Firmenkunden wird oft ganz auf sie verzichtet.
Was, wenn die Firma die Namen der Monteure noch nicht kennt?
Das ist normal — Kolonnen werden oft kurzfristig eingeteilt. Bestätigen Sie die Buchung mit der Personenzahl und vermerken Sie, dass die Namen vor Anreise mitgeteilt werden. Die Höchstbelegung sollte aber von Anfang an feststehen.